ビジネス

PDCAのAを意識して仕事すべき!

おぶちゃん
会社の後輩であるA君と仕事中、気づいたことを記事にしてみた

PDCAなんて今更教えられるまでもないという人はブラウザバックしてくれ

 

この記事を読む理由

PDCAは若いうちにクセをつけておいた方が、その後の人生でイージーになります。

PDCまででAをおろそかにしてしまった後輩のエピソードを元に解説します。

Aまでできていれば生産性はどんどん向上していきます。

最終的にPDCAを回す必要がなくなります。

 

PDCAがわからない人はここをクリック

計画, する, チェック, 行為, ビジネス, プロセス, 改善, グレイ事業, グレーの会社, グレープラン

ポイント

  • PLAN(計画)
  • DO(実行)
  • CHECK(確認)
  • ACT(実行、改善)

仕事や、家事などあらゆることに使える基本的なサイクル。

 

最終的にPDCAを回さなくてよくなる理由

最初のうちはすべてPDCAを回す。

PDCAを繰り返すうちに理解が深まり改善していく。

結果的に、PDCA → PDC → PD と工程が少なくなる。

 

おぶちゃん
どうゆこと?ってなるよな

さんまを焼く」を例に説明するぜ

 

七輪で焼くサンマのイラスト

魚焼きグリルに入れて魚を焼くだけのシンプルな工程。

しかし、初めのうちは、どのくらいの時間入れておけばよいか?

どのくらいの火加減がいいかはわからない。

実は無意識にPDCAを回していると思う。

 

それが以下のケース

 

最初

  • PD:中火で5分で焼く
  • C:焼けているけど中心の火のとおりがイマイチ
  • A:火加減を強めるか、焼き時間を長くする

2回目

  • PD:中火8分で焼く
  • C:焦げてしまった
  • A:火加減を落とすか、焼き時間を短くする。

3回目

  • PD:弱火8分で焼く
  • C:少し焼き過ぎたけどいい感じ
  • A:焼き時間を短くする。

4回目

  • PD:弱火7分で焼く
  • C:完璧
  • A:なし

5回目

  • PD:弱火7分で焼く
  • C:完璧
  • A:なし

 

5回目以降は確認する必要すらなくなりますね。

 

つまり、ルーティンワークになるということ。

ルーティンワークでも改善できる点がないか?は定期的に考えべきだとは思いますが、毎回する必要ありません。

ルーティンワークになるとPDのみになり工程は減ります。

 

おぶちゃん
理解できたかな?

これで、作業効率が上がり時間にも余裕ができるようになる。

他のことに時間が使えるので常に改善する意識は重要だ

 

実際にあった「A」をおろそかにした後輩の話

奢る人のイラスト(会社員)

オフィスの電源設備の点検で、PCや電話をコンセントから外す必要があります
男性
おぶちゃん
OK。PCはコンセント抜いても自宅のPCで作業できるから、問題は電話の転送機能が動くかだな。
試しにコンセントから抜いて試してみましょう
男性

 

 

お!問題なく転送できましたね!
男性
おぶちゃん
そうだな。電話の電源が入っていなくても問題なく転送が可能だ。
じゃあ代表電話も確認してみましょうか!!
男性

 

注意ポイント

ここで私はなぜ?となりました。やる必要がないと思ったからだ。

電話の仕組みとして、電源が入っていなくても転送できることは確認できている。

ハードではなく、ソフトウェアで制御しているということ。

つまり、個人あての電話でも、代表番号あての電話でも設定してれば、転送できるという結論が出ていた。

 

 

おぶちゃん
大丈夫だと思うがやってみるか。

 

 

問題なく転送されますね!
男性
おぶちゃん
そうだな。

 

Aまで回さないことで無駄な作業をしている

IT土方のイラスト

Aを意識してない後輩はひたすらPDCまでのサイクルを繰り返していることがわかってもらえたと思う。

確認してOKで終わってしまってはダメ。

Aを回して改善までしていくのが重要なプロセス。

 

注意ポイント

若いうちはそれでもいい

体力があるので作業を消化できるから

実際、後輩はタスクに飲み込まれがちになっていることが多い

 

改善ポイント

毎回同じことをするのではなく、常に改善できることがないか考えて無駄な作業を減らそう。

 

完璧を求めなくていい

「LGTM(Looks Good To Me)」の写真[モデル:段田隼人]

予測で動くのも危険。すべてをチェックしないとわからないだろう?

そう思う人もいるだろう。気持ちはわかります。

それならば重要性で判断しよう。

 

今回の電源設備の点検は土日に実施される。

つまり、電源が使えないのは土日ということ。

土日に電話が使えないことは重要か?

重要ではない

 

なぜ重要でないか?

  • 休日の電話はかかってくる電話の頻度は少ない
  • 休日の電話は期待されていないため、取れなかったとしても相手も寛大

 

もちろん急を要するものもあるだろうが、それは緊急の個人携帯の連絡網がある。

代替え手段がある中で、100点を取る必要はないということ。

 

PDCAを定着させるための具体的なTODO

できたで満足しない

できたことで満足してしまう人が多いのではないか。

気持ちはわかるがそこで終わってしまう人が多い気がする。

大半の人はここで終わってしまうのでAまでいければ一歩抜きに出ることができる。

 

すぐに改善策がないか考えることは難しいと思うので、以下を試してほしい。

ポイント

少し時間をおいて思い返す

想起練習効果により記憶の定着も狙える

冷静に改善策を考えられて一石二鳥。

 

無駄をはぶくことを意識

重要で正確さが求められることは省かず検証したほうがいい。

ただ、そこまでの精度が必要ない作業もあるはず。

時間をかけるだけの効果がないことは無駄なので省いたほうがよい。

 

ポイント

作業の理解が深まらないうちは判断が難しい。

初めのPDCAを回して判断力を身につける必要がある

ただ回数をこなすだけではダメ

Aまで意識してすること作業の無駄に気付ける

 

 

生産性を上げることを意識

年を追うごとに作業が増えたり、高い質を求めれる。

若い時の働き方はこなすのが難しい。

若い時と同じ時間でこなすことも評価を落とす。

 

だから、生産性は上げておく必要がある。

しっかりAまで回すことが定着できていればおのずと生産性が上がる。

ポイント

生産性が上がれば同じ作業をやるのに短い時間でできるようになる。

仕事の量や質が上がっても対応できるようになる。

 

 

おわり

PDCAを回すことの重要性を理解してもらえたかな?

最後に参考になる書籍を紹介するのでよかったら読んでみてくれ。

 

鬼速PDCA

生産性を意識した内容の本になっていて今回の記事が参考になったなら理解が早いと思う。

図解 鬼速PDCA

こちらは図解版で視覚的にわかりやすいのでおすすめ

 

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2020/9/16

プロフィール

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